发文代字：发文机关名称简称+发文职能简称，比如说上海大同玩偶制造有限责任公司市场营销部发文，其发文代字可以“上海大同营销”。发文代字没有强制性规定能使用什么，不能使用什么，其主要作用是发文分类，理解这一点，你就可以很好确定你单位的发文代字了。文号：某一发文代字某一年度的流水号，从1号开始。在公文中，表示为“〔2012〕1号”。注意不要用虚号，即不要写成“01号、001号”等形式。
发文字号又称发文编号、文号，它是发文机关在某一年度内所发各种不同文件总数的顺序编号。发文字号由发文机关的办公厅（室）负责统一编排。发文字号应当包括机关代字、年份、序号；联合行文，只标明主办机关发文字号。
发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
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